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3/9/14

¿Por qué pensar una estrategia de IT?

“Alinear los planes de IT a los objetivos del negocio”, indiscutible aunque con sabor a repetición, probablemente perdiendo fuerza a costa de escucharse una y otra vez.

Sin embargo sabemos que tiene sentido, que ya no podemos concebir una organización de sistemas efectiva como un grupo de gente pensando en la tecnología per se, administrando recursos informáticos en forma reactiva y soñando con la innovación como objetivo en si mismo.

Entonces, ¿cómo cambia la orientación de un área de sistemas bajo este enfoque? ¿Cómo se materializa tal alineación? ¿Cómo hacer para no perder el rumbo inmersos en interminables listas de requerimientos y posicionarse en cambio como un “facilitador” clave a la par de las áreas de negocio?

No se puede perder de vista que IT es un área de servicios, que para las organizaciones (excepto aquellas cuyo objeto es la prestación de servicios informáticos) ni hacer sistemas ni contar con la mejor tecnología de soporte hace al objeto del negocio. Pero al mismo tiempo, como bien lo definió Toffler, asistimos a la “era del conocimiento” (de su libro “El cambio del Poder”), donde el conocimiento es poder, y la base del conocimiento es la información. Es innegable la dependencia que tienen las corporaciones en el manejo de la información, y .., ¿no es IT el área responsable de “administrar” los datos para producir información?

En este marco, el área de IT debe seguir siendo un área de servicios pero en el centro de la escena, en la mesa donde “se juega el juego”, es parte de la fábrica de toda organización, es el habilitador de procesos, es el soporte de la gestión, provee el canal con los clientes. Y para estar en la mesa de discusión del negocio, es necesario que adopte una visión y un rol estratégicos.

¿Cómo definir una estrategia de sistemas?

Sin ahondar en la vasta bibliografía desarrollada por consultores de alta dirección, el diccionario de la real academia española lo define en forma breve y clara: “arte, traza para dirigir un asunto”. Nuestro asunto en cuestión es IT como “medio”. El desarrollo de una estrategia de sistemas consiste entonces en definir la traza para dirigir IT de modo de lograr lo que la organización busca como negocio.
No es la pretensión de este artículo presentar una metodología para elaborar una estrategia de IT, pero sí delinear a grandes rasgos los principales pasos a seguir.


Un marco de trabajo posible consiste en agrupar los componentes de IT en cuatro pilares: arquitectura aplicativa, arquitectura tecnológica, organización y procesos.




Estos cuatro componentes serán analizados en detalle a través de cada estadío del desarrollo de la estrategia. La estrategia se organiza a su vez en cuatro grandes bloques:

El primer paso entonces es identificar los imperativos de las áreas de negocio y su implicancia en IT. No siempre existe una estrategia de negocios formalmente definida, con objetivos establecidos a corto y mediano plazo. En esos casos, se puede conducir un ejercicio de planeación involucrando la alta dirección de las áreas clave y definir al menos los imperativos a uno, dos y tres años. Sin este ejercicio previo de mínima, debería descartarse el pensar una estrategia de IT y pensar simplemente en un plan de iniciativas a seguir en base anual.



De los imperativos de IT se derivan los objetivos del área.

Estos, definidos a alto nivel, contrastados contra un primer diagnóstico de capacidades del área y con las mejores prácticas de la industria, permiten elaborar una visión a alcanzar por el sector en el corto, mediano y largo plazos.

En este estadío debemos ser capaces de responder la pregunta ¿dónde estamos? Se debe lograr un entendimiento claro de las necesidades clave del negocio, los procesos y capacidades del negocio, las falencias operativas críticas, las capacidades y brechas de sistemas con la industria, con los estándares corporativos, con los imperativos del negocio, las habilidades existentes y faltantes, el estado de la información.

Las etapas siguientes permiten un análisis detallado de cada componente de IT a nivel de diagnóstico y definición de la arquitectura objetivo, para finalizar con un plan de ejecución.

El diagnóstico se focaliza en evaluar las brechas que existen por diversos criterios, tales como: funcionalidad o capacidad, nivel de actualización/obsolescencia, nivel de soporte, costo de mantenimiento, riesgos tecnológicos/negocio, integración, alineación con políticas corporativas, habilidades requeridas, dependencias, etc. Esta etapa responde básicamente a la pregunta ¿cómo estamos? y es una etapa intensiva en recolección y compilación de datos detallados.

El diseño de la arquitectura objetivo conlleva una evaluación de alternativas para cubrir las brechas a cada nivel. En esta etapa se encaran dilemas tales como la estrategia de sourcing, comprar versus desarrollar, local versus regional, central versus distribuido, plataformas a utilizar, etc. Durante este proceso la interacción con un comité directivo multidisciplinario se vuelve clave por dos motivos principales: mantener el abanico de posibilidades limitado, e ir alineando expectativas y logrando compromiso a través del proceso. En síntesis se definen aquí los modelos de operación del área de IT y se puede llegar hasta el punto de selección de alguna solución. Se responde en este punto la pregunta ¿dónde queremos estar?.

Finalmente, el desarrollo de un plan de instrumentación tiene dos grandes componentes: un plan de medidas de alto impacto y rápida instrumentación, y un plan a 2 o 3 años de las iniciativas a llevar a cabo. Esto depende de diversos factores, si bien en nuestra geografía 3 años es razonable. La elaboración del plan deriva del análisis de brechas entre las dos etapas anteriores y requiere una priorización que nuevamente tendrá en cuenta la criticidad para la corporación. El plan debe estar acompañado por un análisis de recursos e inversiones a incurrir y prevé varias rondas de presentación al negocio previo a su finalización ya que típicamente supone un compromiso de recursos significativo. El plan de implementación permite conocer ¿cómo lograr la arquitectura objetivo? y ¿cuál es el nivel de inversión?

Conclusiones

Desarrollar una estrategia de IT es un ejercicio intelectual que requiere foco a nivel de conducción en la definición sobre orientación, prioridades y modelo de sistemas a encarar. Es el punto de partida para avanzar en pos del área objetivo que se quiere lograr, en base al plan acordado y con recursos asignados. Contar con una visión de IT y un plan para ejecutarla permite lograr la mejora progresiva del sector y tomar decisiones conscientes sobre cualquier revisión que tenga que formularse a la misma, con el entendimiento de impacto asociado.
Pensar antes de hacer, esa es la cuestión. Y pensar en función de los objetivos del negocio, doblemente bueno.

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