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27/8/14

Reuniones Efectivas - Algunos tips interesantes

Quizás también a ustedes les paso como a mi de haber participado de reuniones, luego de las cuales, se dicen a ustedes mismos frases como:
"que pérdida de tiempo", "si sabía que iba a pasarla tan mal ni venía", "que manera de desaprovechar el tiempo", y un largo conjunto de etceteras que dejo a su imaginación...
Para que no nos pase eso (o que nos suceda la menor de las veces posible) es que quiero compartir con ustedes algunos tips interesantes que me enseñaron hace un tiempo en un seminario.
Lo bueno de esto es que no se trata de algo que me contaron y que pienso que puede dar resultado. Lo aplico y da resultados y muy buenos!
Asi que aquí vamos....

¿Cómo mejorar la efectividad de las reuniones de trabajo?

a) Deberiamos responder a estas preguntas:¿Cuál es el objetivo de esta reunión?
¿Para qué estamos reunidos?
¿Qué quisiera que pase en esta reunón para que pueda declarar que valió el tiempo invertido?

b) No avanzar en la reunión hasta que cada punto este claro para todos los participantes
c) Hacer un Check-in en la reunión. Básicamente un espacio en el cual los participante comenten si hay algo que deba ser tenido en cuenta en la misma
Ej 1: anoche dormi mal y estoy con mucho dolor de cabeza, si no les presto atención no es que no este interesado sino que este dolor me esta matando.
Ej 2: estoy esperando una llamada importante, si suena el celular voy a retirarme a atenderla y luego regreso

d) Definir la agenda de la reunión:(dependiendo del tipo de reunión puede haber una agenda previa o bien armarla al inicio de la misma)
Definir temas a tratar
Tiempo que se asignará para tratar cada tema


e) Asignar rolesFacilitador o Líder (es el guardián del proceso)
Escriba (el que hace y luego distribuye la minuta)
Timekeeper (lleva el control del tiempo de cada tema)
No son necesariamente fijos, y de hecho muchas veces es aconsejable que vayan rotando, si los participantes a la reunión son siempre los mismos por ejemplo, para reuniones con frecuencia semanal o similar.

f) Durante la reunion, compartir informacion relevante (exponer) e (Indagar) para entender realmente lo que nos quiere transmitir el otro
g) Acciones concretas para luego de la reunión.Definir claramente quién hará qué y para cuándo.
No quedarnos con cosas abstractos sino mas bien llegar a conclusiones para luego ponerlas en acción con responsables para cada una de ellas.

h) Check-outEspacio voluntario para que los participantes juzguen la efectividad de la reunión de acuerdo con los objetivos que se tenian al comenzarla
Ej: realmente no siente que haya sido una reunion efectiva, creo que hubiera sido mucho mejor contar con la información en forma previa a la reunión para haberle podido sacar mas provecho.

Y a continuación algunas cosas que no debería pasarnos

Principales errores cometidos en las reuniones inefectivas
- Generalmente las reuniones no se toman en serio.
- Las reuniones son demasiado largas o no se respetan los tiempos.
- La gente se va por las ramas.
- Después de la reunión no pasa nada. Las decisiones no se traducen en acciones concretas.
- No se dice la verdad.
- Falta información o personas claves.
- Las reuniones no mejoran, no hay espacios de feedback para poder sugerir como cambiarlas.


Autor:  Pablo Ruiz Pesce

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