Breaking

1/8/14

PYMEs: Es el momento de revisar los Procesos

En épocas de bonanza y cuando se escucha en la Caja “la música constante de las monedas”, habitualmente se incurre en gastos superfluos, o a los administradores no se les ocurre o no tienen tiempo para dedicarse a revisar y alinear los circuitos administrativos y analizar dónde se pueden hacer ahorros y orientar mejor las inversiones.

Cuando las vacas adelgazan y el futuro no se ve tan próspero como uno se lo imaginaba, es el momento ideal para analizar los Procesos y detectar posibles cursos de acción que permitan minimizar los costos ocultos y posicionarse mejor, de cara a  escenarios bastante alejados de la opulencia y el derroche.

Según hemos podido comprobar en el radio de  nuestros clientes y confirmado por casi un centenar de colegas de la Industria, las PYMEs en el país tienen como mínimo, alguno de los problemas mencionados a continuación, los cuales merecerían ser revisados y corregidos, tras lo cual podrían verificarse importantes ahorros de tiempo y dinero, con el consiguiente aumento de la rentabilidad.

Problemas más comunes:


1)    Sistemas obsoletos, subutilizados o no alineados con los Procesos actuales: estos últimos cambian y los colaboradores también, los Sistemas muchas veces no están bien documentados y quedan fuera de sintonía con la actualidad de la empresa. Muchas veces los empleados desconocen toda la funcionalidad contratada de los sistemas que utilizan, en muchos casos la gente realiza una sucesión de pasos reiterativos porque “se viene haciendo así desde largo tiempo”, pero la actualidad requiere cambios en los mismos.

2)    Islas de Información con diversas planillas ad-hoc: como producto de Sistemas no integrados o desactualizados, siempre se recurre a planillas que complementen la información que brinda el Sistema core: es común que en reuniones de Gerencia se presenten diferentes análisis y resultados para  temas que deberían proceder de una fuente única.
3)    Aumento de Costos y disminución de la Rentabilidad: los Sistemas desalineados provocan repetición de tareas, múltiples controles y correcciones, todo esto genera inevitablemente mayores plazos para la ejecución de las tareas y obviamente mayores costos, pero esto a veces no se ve, hasta tenerlo resuelto.
4)    Dificultad para saber si todo lo que se Facturó, se Cobró y se Entregó: la utilización de múltiples datos adicionales a un Sistema integrado, deriva sin dudas en trabas para conocer la exactitud de la realización o no de las tareas clave de la compañía. También se puede incluir en este catálogo de ineficiencias, p.ej. al aumento de activos inmovilizados, baja rotación de los stocks, ineficiente control de la Producción, diferencias de Inventarios sin explicación, entre otros.
Sii el personal interno de las empresas no puede descuidar el día-a-día para estos análisis, o no se cuenta con el perfil adecuado, hay consultoras especializadas que brindan el típico servicio de relevamiento y análisis de los Procesos y su alineación con los Sistemas, la identificación de mejoras y la recomendación de acciones para cada caso específico, en un marco de total independencia de las soluciones ofrecidas por los proveedores de software de gestión.

Sin dudas, este es un excelente momento para revisar los Procesos en todas las PYMEs y corregir los habituales desvíos.



Autor: Eduardo Granovsk, CEO en CEPRET (www.cepret.com), info@cepret.com.ar

No hay comentarios.:

Publicar un comentario

Instagram @SchmitzOscar